Assistant-e de direction F/H - Titulaire / Contractuel à Montreuil | Ville de Montreuil

Type de contrat :  Titulaire / Contractuel Temps de travail :  Temps plein Lieu MontreuilL'entrepriseSituée dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).Description du poste La direction des bâtiments a pour mission la gestion des travaux neufs, d’aménagement et d’entretien du patrimoinebâti ainsi que la gestion et le respect des normes d’hygiène et de sécurité. Elle assure également la gestion des consommations de fluides, dans une logique de prestataire pour le compte des autres directions de la ville. Le patrimoine représente plus de 320 bâtiments, composé de bâtiments administratifs, de locaux d’enseignements,sociaux culturels, et de bâtiments à caractère sportifs. Placé sous l’autorité du directeur-trice des Bâtiments, vous aurez à apporter une aide permanente au directeur-trice des bâtiments en termes d’organisation personnelle, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Organisation de la vie professionnelle du directeur-trice  Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avecl’équipe d’assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour principales missions : Recherche et diffusion d'informations via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution  Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Gestion du courrier  Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, Suivi des  projets et activités de la direction Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions Accueil téléphonique et physique au secrétariat en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence),filtrer, rediriger, transmettre Organisation et planification des réunions  Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus Organiser le traitement et la diffusion des informations Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage. Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu Assurer les tâches de secrétariat Gestion de l’agenda et des priorités Gestion des flux de documents entrant et sortant Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentationPowerPoint, ...) Préparation et organisation de rendez-vous et réunions  Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les servicesconcernés. Notions d'organisation et de gestion du temps de travail  Organisation de la collectivité  Fonctionnement des services de la collectivité  Contexte et enjeux de la collectivité  Règles de l'expression orale et écrite de qualité  Notions de comptabilité analytique  Missions du service  Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)  Fonctionnement et rôle des autres collectivités  Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire  Fonctionnement de l'internet et de l'intranet  Tableaux de bord et outils de planification et suivi  Standard téléphonique, annuaire internet  Annuaire de la collectivité et des partenaires  Principes rédactionnels de la note de synthèse  Principes rédactionnels du compte rendu Travail en bureau Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations de la direction et de la demande de la per sonne qu'il assiste Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, auprès desquels il travaille Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Contacts directs et échanges permanents avec le cadre qu'il assiste Relations ponctuelles avec les services Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures Relations éventuelles avec la population CYCLE DE TRAVAIL : 1 607h annuel Un roulement entre collègue est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horairesd’ouverture.Disponibilité demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences.L’espace de travail sera dans un bureau partagé.Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonnemarche et la continuité de la direction. Profil recherché Maitrise orale et écrite de la langue français Capacité à évaluer l’urgence d’une demande Gestion des situations délicate Rigueur, autonomie Sens de l’organisation  Sens du relationnonel et du travail en équipe Force de proposition  Disponibilité Qualité de réserve Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction Connaissance de l’environnement des collectivités territoriale.  Connaissances en comptabilité Connaissances en ressources humaines Réf: 9db2a22a-2658-42c7-9cf2-ce48c6918a0c #J-18808-Ljbffr