Adjoint de projets et aux soumissions

Sous la responsabilité du directeur du service à la clientèle et en étroite collaboration avec le département de soumissions, le ou la titulaire du poste aura comme principal mandat de supporter l’équipe impliquée dans tout le processus d’appels d’offres : Collecter et transmettre les informations importantes aux devis, telles que les visites obligatoires, les demandes d’assurances, les invitations, commander les plans et les devis, recevoir les addendas, les transmettre et en assurer le suivi. Préparer les soumissions en conformité avec les processus en place. Classer et archiver les dossiers de soumissions et les manuels de projets en conformité avec les procédures et normes ISO. Supporter l’équipe dans toutes les autres tâches pouvant être nécessaires à l’efficacité de l’équipe. De plus, sous la responsabilité du Gérant de projet, le ou la titulaire du poste effectue un ensemble de tâches reliées à la gestion et à la réalisation des projets pour la division de bâtiment, telles que : Préparer les suivis, transmissions, impressions et le classement des dessins d’atelier. Faire le suivi auprès des ingénieurs. Communiquer avec les sous-traitants pour les demandes de prix en retard. Transmettre les commandes de matériel du contremaître et du surintendant au département de l’approvisionnement. Faire la réception de diverses demandes telles que la livraison du courrier, les demandes d’emplois et autres. Assister le chargé de projet et le surintendant sur des demandes précises. Préparation des demandes d’intervention pour le client. Effectuer l’ensemble du classement et de l’archivage des documents pour référence future, en conformité avec les normes. -      Formation en technique de bureau, secrétariat, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience; -      0 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire (la connaissance du milieu de la construction est un atout); -      Capacité à travailler sous pression et dans un environnement dynamique; -      Autonomie, débrouillardise et sens des priorités; -      Grand intérêt à travailler en équipe, dans le but d’atteindre un objectif commun.