Titre : Gestionnaire Bilingue, Opérations
Lieu : Ottawa, ON
Poste permanent à temps plein
Sous la direction du Directeur des services corporatifs, le Gestionnaire des opérations est responsable de la gestion des activités opérationnelles quotidiennes liées aux opérations commerciales de notre client et aux services de gestion des installations. Le poste de Gestionnaire des opérations implique une planification stratégique, un leadership d'équipe et une optimisation des processus pour améliorer l'efficacité, réduire les coûts et favoriser le succès organisationnel. Le Gestionnaire des opérations collabore avec des équipes interfonctionnelles, gère efficacement les ressources et met en œuvre des initiatives d'amélioration continue. En maintenant des normes de qualité, en gérant les budgets et en assurant la conformité, ce rôle joue un rôle crucial dans l'atteinte des objectifs globaux et dans la fourniture d'une expérience positive aux membres.
Responsabilités principales :
? Gérer les activités opérationnelles quotidiennes des processus d'approvisionnement pour les biens et services, les services de gestion des bâtiments et des installations, y compris la réception, les services auxiliaires sur site (parking, restauration, services alimentaires, imprimerie et salle de courrier), les propriétés en location hors site et les services partagés associés. Cela inclut la gestion des relations avec les locataires.
? Identifier, mettre en œuvre et gérer des initiatives d'optimisation des processus au sein du processus d'approvisionnement et diriger l'administration et l'automatisation des dépenses connexes.
? Développer une feuille de route pour tirer parti de la technologie pour l'amélioration continue des meilleures pratiques liées aux outils, processus et procédures. Gérer le personnel, fournir des conseils, des formations et des retours sur les performances.
? Développer et gérer la gouvernance des activités d'approvisionnement tout en atténuant les risques organisationnels grâce à des efforts de collaboration avec les parties prenantes internes et externes.
? Collaborer avec l'administrateur de la fiducie des bâtiments pour effectuer les analyses requises et fournir des recommandations pour les travaux associés à réaliser conformément au mandat de la fiducie et aux initiatives de location.
? Participer à la gestion et à l'atténuation des questions de santé et de sécurité au travail et agir en tant que représentant au comité mixte de santé et de sécurité, y compris maintenir les qualifications appropriées conformément aux réglementations.
? Gérer, administrer et analyser le développement des programmes de bénéfices des services corporatifs. Élaborer et améliorer continuellement les offres de services en collaboration avec d'autres départements de l'Institut. Établir et garantir que les programmes connexes suivent des lignes directrices éthiques et s'alignent sur les valeurs de l'Institut.
? Gérer et participer au développement, à la diffusion et à l'application des politiques, programmes et processus internes. Fournir des documents de formation opportuns et appropriés pour faciliter l'apprentissage et la rétention des connaissances des politiques, procédures et pratiques clés.
? Gérer le développement, la mise en œuvre et la gestion de l'administration des politiques et du cadre générant des économies de coûts, des efficacités tout en répondant aux besoins des membres et en favorisant la collaboration des parties prenantes.
? Gérer l'évaluation, la sélection et le développement des fournisseurs pour atteindre les objectifs de coût et de performance optimaux, y compris l'utilisation d'un processus de demande de propositions (RFP). Établir et maintenir un réseau solide et favoriser la collaboration avec les fournisseurs et les parties prenantes clés.
? Mener des recherches et des analyses comparatives des conditions/trends actuelles du marché, des technologies en développement, des exigences des parties prenantes et des défis de l'offre/demande.
? Gérer et négocier les accords de licence et les contrats avec les fournisseurs et les partenaires corporatifs. Collaborer avec le département juridique pour la révision.
? Gérer le personnel, fournir des conseils, des formations et des retours sur les performances.
? Examiner et approuver les demandes de remboursement de dépenses, les heures supplémentaires, les congés, les demandes de voyage et les fiches de temps pour les subordonnés directs. Examiner et approuver les demandes de remboursement de dépenses et les factures de dépenses.
? Établir des indicateurs de performance clés, maintenir une base de données de performance des fournisseurs et rendre compte des mesures.
? Utiliser l'analyse de données, les métriques et la technologie pour rationaliser les opérations, fournir un service de haute qualité et améliorer continuellement l'efficacité et l'efficience.
? Gérer, coordonner et superviser la logistique de l'assemblée générale annuelle (AGA) de l'Institut et de tout autre besoin lié aux affaires.
? Participer à des équipes multidisciplinaires assignées à des projets spéciaux et travailler en collaboration avec les employés des autres sections.
? Peut être invité à assumer d'autres tâches connexes périodiquement.
Exigences en matière de connaissances et d'expérience
Formation / Expérience :
? Diplôme collégial en administration des affaires ou équivalent dans une discipline connexe ; et
? Cinq (5) à huit (8) ans d'expérience progressive et pertinente en administration et opérations, de préférence dans un environnement syndiqué ; ou
? Une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.
Exigence linguistique :
? La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est requise
Compétences et expérience requises :
? Minimum cinq (5) ans d'expérience dans la gestion d'une équipe multidisciplinaire
? Expérience dans la planification et l'administration d'un budget annuel pour la section.
? Connaissance des systèmes de gestion de l'information et de l'approvisionnement.
? Expérience dans la planification, la coordination et la priorisation des activités
? Expérience dans l'analyse des opérations et des flux de travail.
? Expérience dans la gestion et l'utilisation des informations de la base de données pour générer des rapports.
? Expérience dans la négociation et la gestion de contrats avec les fournisseurs, y compris les processus de RFP, la sélection et la gestion des fournisseurs.
? Connaissance et expérience en gestion de budget et administration et principes de gestion financière.
? Expérience dans l'établissement de relations et la collaboration efficace avec les parties prenantes internes et les fournisseurs externes.
? Expérience dans la recommandation et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles liées aux affaires.
? Expérience dans l'identification et la mise en œuvre de pratiques de gestion des risques et de diligence raisonnable est un atout.
? La connaissance de l'intelligence artificielle liée aux opérations commerciales, à l'analyse de données et aux métriques serait un atout.
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