Assistant de direction auprès de la direction générale des services

Assistant de direction auprès de la direction générale des services (F/H)Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.Structure d'accueilLe Collège de France est un grand établissement public d’enseignement supérieur et de recherche. Institution unique en France et sans équivalent à l’étranger, le Collège de France répond à une double vocation : être à la fois le lieu de la recherche la plus audacieuse et celui de son enseignement. Voué à la recherche fondamentale, le Collège de France possède cette caractéristique singulière : il réalise puis enseigne « le savoir en train de se constituer dans tous les domaines des lettres, des sciences ou des arts ». Situé sur différents sites de Paris, l’établissement héberge un millier de personnes : enseignants-chercheurs, chercheurs, doctorants et post-doctorants, ingénieurs et techniciens, bibliothécaires, administratifs.Le Collège de France est membre associé de l'Université Paris Sciences et Lettres (PSL).Contexte de travailLa Direction générale des services a pour mission la direction des affaires institutionnelles et générales, ainsi que l’animation et la coordination de l’ensemble des directions et services de l’établissement qui recouvrent les domaines suivants : ressources humaines ; affaires budgétaires et financières ; systèmes d’information ; affaires culturelles et éditions ; bibliothèques, archives et collections ; enseignements, relations internationales et partenariats ; services généraux, accueil et événements ; contractualisation et valorisation de la recherche ; patrimoine immobilier ; hygiène et sécurité ; affaires juridiques.Activités principalesPlacé.e sous l’autorité directe du Directeur général des services, l’assistant.e est chargé.e du secrétariat de direction et de la gestion administrative des activités de la direction. Elle/il travaille en binôme avec une autre assistante placée également sous l’autorité directe du DGS.Activités réalisées en binômeCes activités visent à assurer les fonctions polyvalentes de gestion administrative de l’ensemble des activités de la direction générale :Participer à la gestion administrative et financière de la directionAssurer la gestion courante des affaires générales : traçabilité et diffusion du courrier ; suivi du circuit des parapheurs et des signaturesAccueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externesGérer l’agenda et contrôler les échéancesSaisir, mettre en forme, reproduire et diffuser les documents : notes, courriers, compte-rendu, etc.Organiser les déplacements des missionnaires rattachés à la direction généraleAssurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité de la direction généraleRépondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieurAssurer la bonne communication et circulation des informations en interne et en externe dont le Directeur général des services est destinatairePréparer les dossiers de travail du Directeur général des servicesOrganiser des réunions et des manifestations (réunions de pilotage, réunions avec les personnalités extérieures, colloques, etc.) et participer à l’organisation des évènementsClasser et archiver la documentation de la direction générale des servicesMettre en place et gérer la boutique éphémère d’objets institutionnelsCes activités, qui complètent et enrichissent le portefeuille de l’assistant.e, recouvrent les dimensions suivantes :Assurer le suivi budgétaire et financier des affaires générales (budget « direction générale des services) : élaboration du budget et suivi d’exécution ; recherche de devis, engagement juridique, constatation du service fait, saisie et transmission des éléments dans l’outil financierAssurer le suivi budgétaire et financier d’opérations spécifiques (du type Journées européennes du patrimoine, expositions, produits dérivés, etc.) et en faire le bilan annuelAssurer le suivi budgétaire et financier de la Commission des publications (subventions aux publications)Assurer l’organisation et le suivi des missions des agents du serviceÊtre l’interlocuteur de l’association des Chadocs (doctorants et post-doctorants) et suivre la convention et la subvention allouéeCompétences requisesGestion administrative et financièreConnaissance des méthodes de classementGestion de la confidentialité des informations et des donnéesTrès bonne expression écrite et oraleTrès bonne maîtrise des outils informatiques/bureautiquesMaîtrise d’un logiciel de gestion budgétaire et financière (au Collège de France, le SI financier utilisé est Elap Finance)Qualités requisesRespect de la confidentialitéSens de la diplomatieDiscrétionRéactivitéEsprit d’équipe, adaptabilitéEfficacité, rigueur, capacités d’organisationDisponibilitéProfil du candidatPoste ouvert aux titulaires et aux contractuels, Mutation, détachement, Contractuel CDD 1 an renouvelableCatégorie B - TechnicienModalités de candidatureLe dossier de candidature, constitué des documents suivants :Une lettre de motivationUn curriculum vitae précisant l’employeur et la situation statutaireUne copie du dernier arrêté de promotion (le cas échéant)Doit être adressé dans un délai de 4 semaines suivant la publication à la Direction des Ressources HumainesCompétences linguistiquesAnglais, Niveau conversationnelDiplôme et expérience professionnelleBacNon discrimination, ouverture et transparenceNotre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.Autres informationsDurée du contrat : 12 moisRéférence : 202o70acd7Publié le 08/10/2024L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)Ils permettent la visualisation des vidéos sur notre site. (Youtube) #J-18808-Ljbffr