Assistant(e) de direction (H/F)

L’Unapei 92, est une association issue du mouvement parental. Ses actions visent à soutenir les personnes en situation de handicap et leurs familles en vue de favoriser leur plein épanouissement et leur insertion sociale. Une cinquantaine d’établissements et services médico-sociaux, plus de 1100 collaborateurs, plus de 2250 places, dans les départements des Hauts-de-Seine (92), d’Eure et Loir (28) et de l’Eure (27). L’Unapei 92 recrute, pour son établissement l’EMPRO, situé à Bourg la Reine, accompagnant 44 enfants en situation de handicap.  MissionsLes missions principales : Gestion Administrative : Assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers et la correspondance électronique Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles Créer les documents et tableaux de suivi à la demande de la direction Mettre en forme des courriers, rapports, compte-rendu, de supports de communication Participer au traitement et au suivi des notifications MDPH sur «Viatrajectoire» et à la gestion des dossiers de demandes d’admission S’assurer de la création et de la constitution des dossiers administratifs des usagers en lien avec les familles et/ou tuteurs et de leur mise à jour dans le DUI Effectuer le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs des usagers auprès des organismes sociaux (MDPH, CAF, AS…) Préparer et gérer la facturation mensuelle des usagers Participer au recouvrement des factures, en lien avec la comptabilité et en appui de la direction Assurer le suivi des présences et de la facturation des repas, en lien avec le chef de service et la comptabilité Assurer le classement et l’archivage de la gestion documentaire Gestion logistique : Commander et gérer les stocks de matériels et de fournitures courantes Gérer les relations avec les prestataires concernant le fonctionnement et la maintenance des outils bureautiques (photocopieurs, ordinateurs, téléphone) Assurer le suivi des déclarations auprès des assureurs Gestion de l’administration du personnel : Préparer et publier les offres d’emploi pour la direction Préparer le dossier d’embauche et ses annexes (rémunération, justificatifs, documents) selon les procédures applicables Réaliser les formalités d’embauche et préparer les contrats de travail en lien avec le service RH Mettre en place des tableaux de suivi des indicateurs RH avec la direction et la chargée de la gestion du personnel Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés Assurer la formation des nouveaux utilisateurs sur le logiciel de gestion des temps (Octime) Suivre et enregistrer les évènements liés à l’absence des salariés sur Octime (maladies, congés, AT, …) Profil Bac +2 (DUT, BTS) à Bac +3 en Administration, droit, RH Maîtrise des outils bureautiques et informatiques et logiciels Word et Excel - Maîtrise du logiciel Octime - Connaissances en administration du personnel - Connaissance des spécificités liées à la CCN du 15 mars 1966 et les accords annexes - Connaissances des dispositifs liés aux parcours des personnes accueillies (Notifications, aides sociales hors département, PAG, …) Organisation – Rigueur – Autonome -Sens de la relation avec les directions des établissements et sa hiérarchie –Discrétion - Aisance relationnelle et rédactionnelle Conditions Rémunération: selon l’expérience et la CCN du 15 mars 1966 Durée du travail : 37 heures par semaine Lieu de travail: 36, rue du Colonel Candelot 92340 Bourg-la-Reine #J-18808-Ljbffr