Adjoint administratif

Une entreprise qui se spécialise dans la distribution d’équipements de transmissions de puissance mécanique et hydraulique dont la mission est d’équiper les moteurs marins et industriels, d’application mobile hors-route ou stationnaire. L’entreprise distribue également une gamme de moteurs industriels, des accessoires et équipements pour moteurs industriels, des systèmes de propulsion marins et autres produits industriels complémentaires et en assure le service après-vente.Description du posteSous la supervision du directeur du département de service, le titulaire du poste prépare les soumissions et la facturation des contrats d'entretien préventif.En collaboration étroite avec les différents départements tels que les ventes, les achats et l’équipe technique, il compile les informations nécessaires pour élaborer des soumissions complètes et compétitives, tenant compte des spécifications du client et des exigences du contrat d'entretien. Le titulaire du poste porte une attention particulière à la préparation de documents détaillés, mettant en évidence les coûts associés à l'entretien préventif, les pièces nécessaires et les délais d'exécution.Parallèlement, le titulaire du poste est aussi responsable de la facturation des contrats d'entretien préventif une fois qu'ils ont été conclus. Il contribue à l'efficacité opérationnelle de notre entreprise en assurant une gestion précise des soumissions de pièces et des facturations liées aux contrats d'entretien préventif.Qu'est-ce qui vous attend Salaire : 24$-26$ / heure Horaire : Lundi au vendredi 7h – 16hPrincipales responsabilités • Préparer les soumissions de pièces• Rechercher les pièces auprès des fournisseurs• Assurer le suivi des soumissions et des commandes de pièces et mettre à jour le changement de statut des bons de travail pour améliorer la fluidité dans le processus de planification• Préparer les projets (Création des contrats client dans le système Interal, création des équipements, gabarits d’entretiens)• Maintenir les dossiers équipements• Facturer les contrats de service en suivant les ententes clients.• Préparer de la facturation pour les coordonnateurs et finaliser le processus à la suite de l’approbation.• Supporter les coordonnateurs service (Répondre aux appels de service, prendre les messages ou transférer les appels vers les bonnes personnes) lorsque ceux-ci ne sont pas en mesure de le faire.• Effectuer toute autre tâche connexe.Ce qui vous est offert• Aide au Transport Quotidien• Assurance Dentaire• Assurance Invalidité• Assurance Maladie Complémentaire• Assurance Vie• Congés payés• REER Collectif • Diplôme : DEP / DEC soutien administratif• Expérience : 2 à 3 ans d’expérience comme commis dans un département de service.• Connaissances : Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.• Compétences : Facilité avec les technologies et l’informatique, maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Excel, Word et Power Point).• Traits de caractère : rigueur et bonne éthique de travail, esprit d’équipe, sens de l’initiative et autonomie, sens de l’organisation et de la gestion des priorités, excellent service à la clientèle, bonne aptitude à communiquer, excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et habilités à apprendre rapidement des nouveaux systèmes.